Le titulaire du poste sera chargé du secrétariat du Directeur général adjoint en charge de l’asile (DGA) ainsi que de celui de la Directrice de l’asile. Il apportera un soutien à la direction et assurera la liaison avec les partenaires extérieurs et les directions internes de l’établissement. Il assurera également le suivi du courrier de l’ensemble des bureaux de la direction de l’asile.

Secrétariat :• Mettre en forme les courriers, notes, compte rendus, rapports, suivant la charte graphique de l’OFII, et assurer leur archivage électronique• Gérer la circulation des parapheurs et le suivi des courriers et notes en cours de préparation/signature• Photocopier, classer et archiver les documents du DGA et de la Directrice de l’asile• Préparer les aspects logistiques des réunions (réservation de salle, programmation des systèmes de visioconférence, convocation des participants, etc.)• Préparer les dossiers pour les réunions et déplacements du DGA et de la Directrice de l’asile (mise à disposition de l’ensemble des documents)• Veiller à la circulation de l’information auprès des bureaux de la direction sur son périmètre• Gérer les commandes de fournitures et matériels de la direction et éviter les ruptures de stocks

Organisation et gestion :• Gérer les appels pour le DGA et la Directrice de l’asile, prendre les messages, et fournir un premier niveau d’information• Gérer l’agenda du DGA et de la Directrice et leurs déplacements• Organiser les rendez-vous et réunions du DGA et de la Directrice et assurer l’accueil des visiteurs du service• Organiser les déplacements du DGA, de la Directrice de l’asile, de ses adjointes et des personnels du service (prise des billets de train ou d’avion, réservation d’hôtel et taxi, etc).• Assurer le suivi RH des dossiers du personnel de la Direction (convocation des nouveaux candidats, gestion des congés des agents KELIO, évaluation annuelle, etc)• Organiser la prise de poste des nouveaux agents de la Direction en lien avec les Directions supports (DSI, DRH, DAIL)• Référent DSI : assurer l’interface pour les agents en cas de dysfonctionnement

Savoir faire :

• Respecter les délais et les engagements
• Capacités rédactionnelles
• Saisir et mettre en forme des documents
• Enregistrer et classer des documents
• Gérer un agenda
• Filtrer les informations
• Fournir un accueil de qualité (téléphonique)

Savoir être :

• Sens de la confidentialité, discrétion
• Disponible et adaptable aux évènements
• Gestion du temps et des priorités
• Esprit d’initiative, réactivité
• Aisance relationnelle
• Méthodique
• Rigoureux
• Organisé
• Capacité à travailler en autonomie

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’OFII
• Maîtrise des logiciels du pack office (Word, Excel, Powerpoint)
• Connaitre le système de management de développement durable, appliquer les processus afférents et contribuer à leur amélioration