Realita je často taková, že pracovní meetingy nahrazují pokec po práci nebo se jedná o nudné přednášky, které nemají se skutečnou schůzkou téměř nic společného. Po každé špatně připravené schůzce mají všichni pracovníci ještě mlhavější představu o tom, co se od nich čeká. Mohou si ale být jistí, že v budoucnu přijde další zbytečná pracovní schůzka, na které se opět nic nevyřeší.

Existuje drobný trik, jak se pořádání takových meetingů vyhnout. Stačí předem promyslet 3 jednoduché body.

Koho chceš na schůzku pozvat

Představ si, že se ocitneš v roli režiséra hollywoodského filmu. Na place se mohou pohybovat klidně stovky lidí. Když se rozhodneš změnit nasvícení scény, bude lepší vzít megafon a oznámit to všem najednou, nebo bude jistější se nejprve poradit s hlavním kameramanem a herci, kteří budou před kamerou stát? Druhá varianta je určitě přínosnější.

Jednak se snižuje pravděpodobnost vypuknutí totálního chaosu (nikdo nebude zničehonic vědět, kam dřív skočit) a hlavně dává možnost zainteresovaným osobám vyjádřit svůj názor na plánovanou změnu. Nikdo z nás není neomylný a měli bychom si vážit snahy ostatních napravit naše chyby ještě předtím, než nastanou.

Zlatým pravidlem je, že pokud se na pracovní schůzce nachází víc než 10 lidí, mizí její přínos. Mělo by se jednat o prostor pro diskuzi, nikoliv o setkání, na němž pouze oznámíš co a jak. Koho tedy pozvat?

Lidi, kteří jsou na téma schůzky bezprostředně napojeni a popř. také osoby, kterým já říkám “překladatelé”. Jedná se o experty, kteří budou schopní přetlumočit výsledky schůzky ostatním. Zároveň pomohou kolegům uchopit, co konkrétní rozhodnutí znamenají pro jejich pozici. Může se jednat o šéfy oddělení, zkušené zaměstnance nebo extrémně komunikačně nadané jedince. Všechno, včetně personálního složení, se bude lišit od schůzky ke schůzce.

Kdy, kde a jak dlouho

Znát všechny tyto informace dopředu není nutné jenom kvůli rezervaci zasedací místnosti. Výběr času a místa by měl odpovídat tvému týmu i problému, který je potřeba prodiskutovat. Přemýšlí se někomu lépe za chůze či venku v přírodě? Pokud se takových lidí v týmu najde více, možná by bylo dobré vyrazit schůzovat do parku.

Odměřit délku schůzky předem je velké umění a opět se neobejdeš bez znalosti vlastního týmu. Občas se vyplatí být extrémně přesný, za předpokladu, že se pak tento rozsah dodrží. Může působit úsměvně, když se tvoji kolegové dozvědí, že schůzka bude trvat 23 minut, ale nenech se zviklat ke zbytečnému zaokrouhlování. Příliš dlouhá schůze se snadno promění v debatní kroužek bez velkého užitku.

Výsledek znej předem

Moje rada v tomto případě nepředpokládá, že pronikneš do tajů cestování časem. Nepotřebuješ vědět jaké konkrétní ovoce schůzka přinese, ale měl/a by ses dopředu rozhodnout, jestli z něj bude vyrobená marmeláda.

Dřív, než se zamotáme do sladkých metafor, se spolu raději naučíme jedno slovo - agenda. Před každou schůzkou musí být jasné, co přesně se bude probírat, kdy dostanou ostatní prostor vyjádřit své názory a jakou zpětnou vazbu vlastně hledáš. 

Lidé, kteří na schůzku přicházejí, by neměli odcházet překvapení. Všichni zúčastnění musí předem alespoň přibližně vědět, co si z meetingu odnesou.

Neznamená to, že každá schůzka musí být striktně omezená, co se obsahu týče. Dialog, improvizace a originální nápady leží v jádru každé dobré pracovní schůzky. Dialog ovšem nevznikne, pokud nebude zajištěná dostatečná struktura, která poskytne prostor pro jejich jasné vyjádření.

Jak tedy shrnout můj tip do jedné věty? Každá pracovní schůzka musí mít jasný účel. Ten je nejlepší určit dávno předtím než meeting svoláš. To je nejlepší způsob jak se vyhnout schůzkám, které neposouvají společnost kupředu, ale uzavírají ji do neproduktivního kruhu.