Proč je plánování tak důležité? Jak by měly firmy postupovat, když se pro něj rozhodnou?

Jak v osobním, tak ve firemním prostředí je nejdříve nutné rozhodnout, co má smysl plánovat a co ne. Je to podobné jako s analýzou. Pokud srovnám americký přístup "hrr do toho" a německý přístup detailního plánování a analýz, je potřeba si předem představit výsledek. Americký přístup přinese rychle první výsledky, ale mohou být chybné. Německý přístup přináší bezchybné výsledky, ale později. Takže zcela zásadní je zodpovězení otázky, jak vysokou nepřesnost či chybovost přinese můj projekt bez plánování.

Foto: Karel Fořt

Nástrojů pro plánování a management existuje celá řada. Jak si v takové pestré nabídce vybrat ten správný?

Dala bych na pocit. Může to znít podivně, ale trend je jednoznačný. Uživatelé dávají najevo, že nástroj nejenže musí splňovat požadavky na funkcionalitu, ale zároveň musí být příjemné ho používat. Uživatelé hledí do aplikace každý den. Je proto zcela zásadní, jaké pocity v nich tento pohled vyvolá. Protože pocity velmi ovlivňují naše konání a naši výkonnost. Pokud některý dodavatel přijde s průlomovou novinkou, jako třeba Easy Software s pluginem WBS, trvá jen několik měsíců, než novinku implementují ostatní výrobci. Co ale zůstává jedinečné je UX (user experience). Jaký zážitek má uživatel z používání nástroje. Jak lehce a intuitivně aplikací prochází.

Co všechno lze v takových nástrojích dělat?

Začnu tím, že projektové řízení je perfektně použitelné kdekoli v životě, protože funguje. V nástrojích pro projektový management můžete řídit svoji domácnost: (ne)pravidelné nákupy, plánování rodinných oslav, spoustu stresu ušetří zdokumentované plánování Vánoc a mohla bych pokračovat… Přesuneme-li se do firemního prostředí, samozřejmě naši klienti v Easy Projectu řídí své business projekty. Někdy si ale firma pořídí Easy Project pouze na jeden veliký projekt. Jenže klientům se v aplikaci zalíbí (a jsem zpátky u pocitu neboli UX) a začnou v Easy Projectu řídit i další projekty. Buď se do aplikace přidá celé další oddělení, např. HR nebo BackOffice, nebo si v Easy Projectu začnou řídit i projekty, které sice jsou firemní, ale není to hlavní business firmy. Například průběžné vzdělávání svých pracovníků, organizace teambuildingu nebo péče o kanceláře a vybavení.

Foto: Karel Fořt

Takže tyto nástroje nejsou jen pro projektové manažery...

Ne, to opravdu ne. Často je oceňují i finanční ředitelé, kteří mají v SW pro projektové řízení možnost vidět finance čistě za jednotlivé projekty. A tento pohled je v účetních SW ne vždy k dispozici. Pokud se SW rozšíří i mimo projektová oddělení, velký přínos v něm získávají BackOffice manažeři a HR specialisté, kteří zde mohou evidovat a sledovat průběh svých agend jednoduše a přehledně.

V čem spočívá hlavní přínos nástrojů pro plánování a management? Čeho si například klienti nejvíce cení?

Klienti získávají kdykoli a kdekoli aktuální přehled o stavu a průběhu svých projektů. Z hlediska plánování mají kdykoli přístupný přesný kapacitní plán. Mohou tak přesněji a správněji naplánovat své kapacity na každý nový projekt. A to znamená kvalitativně lepší odpověď pro jejich zákazníky, kdy mohou požadovaný projekt dodat. Pokud firma v projektovém SW vede i finanční agendu projektů, je možné již při fázi analýzy odpovědět na otázku ziskovosti projektu. A tuto ziskovost pak v průběhu projektu hodnotit. Dále získávají interní evidenci o tom, kdo na čem pracuje a kdo co již udělal. V případě výpadku jednoho pracovníka jsou všechny informace k jeho projektu přístupné ostatním členům týmu a projekt může plynule běžet dál.

Jak se odlišují nástroje Easy Software od konkurenčních nástrojů?

Pokud mám jmenovat zásadní technické aspekty, které činí nástroj Easy Project výjimečným, jsou to jednoznačně uživatelská pole a možnosti filtrování. Uživatelská pole velice jednoduše a uživatelsky dávají absolutní svobodu v tom, co je potřeba evidovat a v jaké struktuře. A filtrování je ohromně mocný nástroj. Uživatel nejdříve svoji aplikaci naplní čímkoli, co potřebuje u svých projektů evidovat – to jsou ta uživatelská pole – a pak do své naplněné databáze může nahlížet přesně v tom úhlu pohledu, který potřebuje. Na několik kliknutí dostane uživatel odpověď na otázku: Které projekty splňující A ale nesplňující B a zároveň s parametrem C mám právě ve své databázi otevřené? Je to opravdu velká svoboda.

Jak rychle se projeví efektivita těchto nástrojů?

Toto je dost rozdílné především v závislosti na velikosti firmy a počtu uživatelů. U menších týmů, kolem deseti uživatelů je již po prvních 14 dnech jasné zvýšení efektivity. U větších týmů není zvýšení efektivity tak skokové, ale je spíše průběžné. Je to tím, že zaškolení trvá déle. Delší je také doba testování aplikace. Možná to bude znít neuvěřitelně, ale ve firmách se stovkou uživatelů není úplně výjimečné, že testovací fáze nebo pilotní provoz probíhá jeden rok.

Foto: Karel Fořt

V čem spočívá vaše práce a co vás na ní nejvíce těší?

Jsme nejen poradci, ale také konzulové, analytici, projektoví manažeři a vedoucí projektového portfolia… Jako poradci pomáháme klientům s co nejefektivnějším řízením projektů. Jako konzulové jsme vyslanci firmy Easy Software u klienta. Analytiky jsme především v první části implementací. Dostaneme od klienta podklady a analyticky musíme zvážit, jak které aspekty klientových procesů podpořit nastavením aplikace. Tato část práce mě velmi baví, protože mám pro analytické myšlení vrozený talent a beru jako životní poslání, aby každý z nás používal své vrozené talenty pro ostatní.

Jako projektoví manažeři a vedoucí projektového portfolio však pracujeme trochu odlišně, než je běžné chápání těchto rolí. Nemáme klasický projektový tým. Pracujeme samostatně na projektech implementace Easy Projectu u různých klientů s možností konzultace náročnějších témat s ostatními. A to je fajn. Jsme sami sobě šéfem, sami si určujeme, jak si svoji práci naplánujeme. A to mi vyhovuje. Asi jako každá žena mám na prvním místě rodinu.

A díky tomu, že si mohu organizovat svůj pracovní čas podle sebe, mohu jít jeden den v poledne se synem na kytaru, druhý den ve čtyři odvést děti na gymnastiku a jiný den si jít třeba dopoledne s manželem zahrát ping-pong. A pak mám třeba dva večery online schůzku s klientem z Ameriky, někdy musím být ráno už u klienta v Jihlavě či Pardubicích a část práce si nechám na víkend. Ale mám to vše čistě ve své režii. Svoboda a volnost jsou pro mě důležité. A díky práci konzultanta v Easy Software si je opravdu mohu užívat.