Konzultují stávající pracovní prostředí a pomáhají ho měnit nebo vytváří úplně nový interiérový design. Při tom staví na komplexních informacích získaných prostřednictvím analýzy potřeb svých klientů, ale i z existujících výzkumů týkajících se produktivního, zdravého a inspirativního pracovního prostředí. Několik jednoduchých příkladů Vendula uvádí i v rozhovoru. Své vlastní kanceláře mají ve Stockholmu, Londýně a v Praze. Většinu klientů zatím tvoří firmy ze skandinávských zemí. Severskou inspiraci Walk the Room nezapře, ani když se vypravíte do jejich vlastních prostor na Vinohradech. Tam jsme si taky s Vendulou povídaly o efektivních kancelářích, datech, se kterými lze v interiéru pracovat, a o tom, jaké kanceláře ji zaujaly mezi firmami na Proudly. Nechte se inspirovat!

Vendulo, úplně na úvod, co vlastně obnáší pozice Workspace Consultant?

Jsem součástí studia, které se zabývá designováním kanceláří. Kromě architektů a designérů jsem tu já, jako konzultantka pracovního prostředí. Do celého projektu vstupuji zkraje, když se firma rozhodne se svými kancelářemi něco udělat. Ať už firma zamýšlí zaměstnat nás jako designéry, nebo potřebují jen poradit, na začátku přijdu já, abych mohla aktuální prostředí zanalyzovat. Postupně jim doporučím, co by tam mohli zlepšit, případně přetavím tyhle informace už do zadání pro kolegy designéry.

Vy máte poměrně velký background z výzkumných agentur. Zajímalo by mě, jak s čísly a daty pracujete nyní a jak je vlastně získáváte.

Řekla bych, že pro tuhle pozici je to background celkem užitečný. Na těchto pozicích ve světě pracují kromě výzkumníků také třeba environmentální psychologové. Pro mě byl ten výzkum užitečný, protože dnes můžu aplikovat různé metody sběru dat, ať už dotazníkové šetření, skupinové diskuze nebo jiné metody. Ten design skrze čísla není jen o těch tvrdých číslech, jak si to možná představíte, ale i o insightech o fungování dané firmy. My nedesignujeme kanceláře, které jen pěkně vypadají, ale které jsou funkční. To znamená, že musíme vědět, komu je kancelář určena. Poznáváme firmu v rámci nějakých rozhovorů, kreativních workshopů, mluvíme s lidmi z vedení, z HR, z IT, se zaměstnanci… Děláme dotazníková šetření a všechny tyto informace přetavíme v nějakou celkovou analýzu, report o tom, jak ta firma funguje, jaké je flow jejich aktivit, jaký je denní režim zaměstnanců. Tohle se liší nejen u právnické firmy a technologického startupu, ale u všech firem i v rámci jednoho odvětví. Tohle potřebujeme pochopit a zkombinovat to s těmi vědomostmi, které máme o tom, jak vypadají moderní a produktivní kanceláře, a to přetavíme v nějaký design.

A co ta čísla?

Ta se používají pro takové dva účely. To jsou v první řadě insighty, které pomůžou s tím designem, abychom opravdu vytvořili něco funkčního. A to můžou být jak soft údaje o tom, co se líbí/nelíbí na aktuálních kancelářích, co by uvítali a podobně. A potom jsou to kvantitativní údaje třeba o tom, jak moc jsou vytížené jejich kanceláře. Dneska se už ví, že třeba meetingy probíhají spíše v menších skupinách. To znamená, že zasedačky pro 10, 15 lidí bývají velkou část dne nevyužité. Dejme tomu, že firma zjistí, že její velká zasedačka se přes týden využívá jen málo a pak už to můžeme řešit. Udělat ji třeba nějakým způsobem flexibilní, že se dá v případě potřeby nějak přepažit, aby se dala využívat jako dvě menší, nebo vytvořit menší místnosti. To je ukázka využití těch kvantitativních údajů, stejně jako počet zaměstnanců, kolik z nich tráví kolik času na home officu a tak dále.

Druhý způsob, jak se ta čísla využívají, je vyhodnocení dopadů toho redesignu. Jsou to čísla před a po, která jsou důležitá pro motivaci a zadostiučinění firem. Aby věděly, že to stálo za to. Tedy jak vzrostla spokojenost a angažovanost zaměstnanců a lze samozřejmě měřit i pragmatičtější věci. Třeba pokud jde o to, vytvořit zdravější prostředí, lze sledovat, zda zaměstnanci méně nastupují na nemocenskou, berou si méně sick days a podobně.

Když přijdete poprvé do firmy a mluvíte se zaměstnanci, do jaké míry oni dokáží skutečně přínosně reflektovat ten prostor a případně problémy v něm? Člověk asi nevnímá spoustu věcí, když je v kanceláři denně.

Není to jednoduché. Pro nás je klíčové těm zaměstnancům dát možnost se vyjádřit. Ne každý to využije, ne každého to zajímá, ale když dostanou tu možnost, tak se většinou zapojí. To samotné dotazování ale obvykle neprobíhá hned na začátku. První setkání je většinou s managementem, kde se dozvíme o jejich cílech, problémech, jaké mají, a výzvách do budoucna. Řekneme si, jaké mají možnosti z hlediska budgetu a času, zmapujeme si prostory i z hlediska půdorysu – jak velký a jak členěný prostor mají k dispozici – a další věci. Potom teprve přichází na řadu ten sběr dat i mezi zaměstnanci, jak to nazývám výzkumnickou hantýrkou.

Vidíte už dneska v kancelářích problémy na první pohled?

Záleží, jak dobře je ta kancelář nadesignovaná. Někdy přijdu a ty chyby v tom fyzickém pracovním prostředí vidím na první pohled. Třeba špatně umístěné stoly vzhledem k oknům, což musí nutně způsobovat odrazy na monitorech, nebo nedostatek úložných prostor. To jsou věci, které člověk vidí hned, na ty ostatní je třeba si tam opravdu sednout a pozorovat. Ideálně nějakou dobu, aby si na mě zaměstnanci zvykli. Přece jenom to pro ně není standardní situace.

Z kanceláří, které jste měla příležitost si projít na Proudly, zaujala vás některá? Vzhledem k tomu, že žádný z vašich klientů není v České republice, lze vás považovat za velmi nezávislé pozorovatele.

Některé z firem, které jsem na Proudly našla, jsem už znala ze svého předchozího zaměstnání a prohlédla jsem si je poprvé trochu jinýma očima. Zaujalo mě třeba innogy nebo Zoot. Z obou těchto kanceláří na mě velmi dýchá brand. V Zootu hned vidíte tu radost, která není jen zvenku. V innogy jsem měla možnost trochu sledovat ten rebranding z RWE na innogy, kdy se rozhodli zrekonstruovat i své původní kanceláře. A tak jak se jim povedl rebranding, tak se jim povedlo i přetvoření té původní kanceláře. Je to stále ta tradiční budova, ale převlečená do nového, přičemž to není jen o tom designu. Hodně se tam investovalo třeba do osvětlení nebo kreativního prostředí, přesto je vše maximálně funkční. Potom mám moc ráda prostor vydavatelství Economia. Ten pohled na velký a nečleněný prostor na mě udělal dojem. Bylo by možné tam předpokládat problém s akustikou, ale řekla bych, že je to poměrně dobře vyřešené. Je tam koberec, telefonní budky a všichni už jsou naučení určité ohleduplnosti, takže na mě to nepůsobilo jako jeden velký šum, ale jako příjemné prostředí.

Jaké další firmy Vendulu zaujaly a čím? Jaké trendy se dají v posledních letech v kancelářích pozorovat? A v čem bychom se měli inspirovat od skandinávských firem? 

Tak sluchátka do ruky a šup!